Bij niet-betaling van een factuur kan er een herinnering naar de klant worden verzonden. Via deze herinnering kan je de klant aanmanen om de betaling van de factuur uit te voeren. Herinneringen kunnen via e-mail of BPost worden verzonden of kunnen rechtstreeks worden afgedrukt.

Verzend herinnering

Via het factuuroverzicht kan je terugvinden wanneer een factuur achterstallig is en het aantal dagen dat deze reeds achterstallig is. Wanneer je merkt dat een factuur een aantal dagen achterstallig is, kan je hiervoor een herinnering uitsturen.

Om een herinnering uit te sturen open je de factuur in kwestie en klik je bovenaan op “Herinnering”.

Een nieuw kader komt tevoorschijn waarlangs je de herinnering kan versturen. Standaard verzend je een herinnering via e-mail maar je kan de herinnering ook afdrukken of verzenden via BPost.

Verzend via e-mail

Standaard verzend je een herinnering via e-mail. Je kan het onderwerp en bericht van de herinnering aanpassen voor verzending. De standaard waarden voor verzending via e-mail worden ingesteld via “Instellingen” > “E-mail instellingen”.

Als bijlage bij de e-mail wordt een duplicaat van de factuur, een herinneringsdocument of een samenvattingsdocument meegestuurd. Het gewenste type kan je onderaan selecteren.

Klik op “Verzenden” om de herinnering te verzenden. Onderaan in de tijdlijn kan je terugvinden wanneer de herinnering werd verstuurd.

Verzend je een tweede herinnering dan kun je een andere tekst selecteren door onderaan op de paarse knop ("Selecteer e-mail tekst") te klikken.

Herinnering afdrukken

Klik op tab “Afdrukken” om de herinnering af te drukken. Zo kan je de herinnering zelf afleveren aan de klant.

Als document kan een duplicaat van de factuur, een herinneringsdocument of een samenvattingsdocument worden afgedrukt.

Klik op “Afdrukken” om de herinnering af te drukken. Onderaan in de tijdlijn kan je terugvinden wanneer de herinnering werd afgedrukt.

Verzend via BPost

Om de herinnering rechtstreeks te verzenden via de post kan je de koppeling naar Mail-IT-Wize activeren. Klik op tab “Post” selecteer het gewenste adres. Standaard wordt het verzendadres gebruikt indien beschikbaar. Net als bij verzending via e-mail kan je kiezen om een duplicaat van de factuur, een herinneringsdocument of een samenvattingsdocument te verzenden.

Klik op “Verzenden” om de herinnering te verzenden. Onderaan in de tijdlijn kan je terugvinden wanneer de herinnering werd verstuurd.