Envoyer directement
ClearFacts vous permet d'envoyer vos factures directement au paquet de votre comptable. Cela signifie que vous ne devez plus collecter et transmettre vos factures manuellement. La facture est envoyée sous forme de facture électronique (format e-fff), qui contient également la facture imprimée au format PDF.
Pour cela, le logiciel de votre comptable doit disposer de la connexion ClearFacts nécessaire. Il est donc préférable de vérifier d'abord avec votre comptable.
Vous pouvez transmettre une facture individuellement ou en groupe par période ou vous pouvez également faire en sorte que les factures soient transmises automatiquement.
Pour transmettre une facture séparément, ouvrez la facture en question et cliquez sur Autres actions > Envoyer au comptable.
Attention : Une facture ne peut être envoyée qu'une seule fois. Une fois transmise, vous pouvez encore apporter des modifications à votre facture, mais celles-ci devront être communiquées manuellement à votre comptable.
Envoyer séparément
Pour envoyer une facture séparément, ouvrez la facture en question et cliquez sur Autres actions > Envoyer au comptable.
Après l'envoi d'une facture, vous recevrez une notification à ce sujet dans le calendrier situé en bas de la facture. De cette façon, vous pouvez vérifier si une facture a déjà été envoyée.
Envoyer en vrac
Pour envoyer une série de factures en tant que groupe, allez dans l'aperçu des factures et cliquez sur Autres actions > Envoyer au comptable.
Sélectionnez la période pour laquelle vous souhaitez transférer les factures. Seules les factures qui n'ont pas encore été transférées seront sélectionnées. Confirmez la transmission en cliquant sur "Confirmer la transmission".
Pendant le processus de transmission, certaines validations sont effectuées pour votre facture. Il est donc possible qu'une facture contienne des données incorrectes et doive être corrigée. Vous recevrez un message par facture si celle-ci a été transmise correctement ou non.
Les envois des 30 derniers jours sont suivis et peuvent être consultés sur la même page. Cela signifie que vous pouvez toujours voir quelles factures ont été transmises correctement.
Envoyer automatiquement
Pour transmettre automatiquement les factures à ClearFacts, cliquez sur "Envoyer automatiquement" sous "Envoyer au comptable" et activez cette option.
A l'heure fixée, les factures non envoyées sont transmises en groupe. En bas de la page, vous pouvez voir quelles factures ont été transférées. Même si vous activez l'option de transfert automatique, vous pouvez toujours transférer les factures manuellement avec l'une des méthodes précédentes.
Les factures en attente sont transmises la nuit, en fonction de l'heure fixée :
- Quotidiennement : tous les jours
- Hebdomadaire : chaque lundi matin
- Mensuel : premier jour du mois
- Trimestrielle : premier jour du trimestre (1er janvier, 1er avril, 1er juillet, 1er octobre)
En fonction du statut de la facture, celle-ci sera prise en charge pour être envoyée :
- Toujours : toujours inclure la facture
- Après 3 jours : 3 jours après la création de la facture (et 3 jours après la date de la facture)
- Déjà imprimée : la facture a déjà été imprimée ou envoyée au client ou a été payée en totalité.
- Déjà envoyée au client : La facture a déjà été envoyée au client ou a été payée en totalité.
- Déjà payé : La facture a été payée en totalité
Pour empêcher l'inclusion d'anciennes factures, spécifiez la date de facture la plus ancienne qui peut être incluse via "Date de facture uniquement ou plus tard".
