Rechtstreeks doorsturen

Jouw facturen kunnen rechtstreeks naar het Yuki-boekhoudpakket van jouw boekhouder worden doorgestuurd. Zo hoef je jouw facturen niet meer manueel af te halen en doorsturen. Enkel de factuurgegevens worden doorgestuurd, de afgedrukte PDF zal jouw boekhouder dus niet te zien krijgen.

Je kan een factuur afzonderlijk doorsturen of in groep per periode of je kan de facturen ook automatisch laten doorsturen.

Indien voor jouw Yuki-account de Facturatie-module werd geactiveerd worden facturen naar de Facturatie-module doorgestuurd. Zo niet komen de facturen terecht in de Yuki Postbus bij Verkoop.

Opgelet! Een factuur kan slechts 1x worden doorgestuurd. Eénmaal doorgestuurd kunnen er standaard geen wijzigingen meer aan de factuur worden doorgevoerd.

Opgelet! Yuki ondersteunt slechts 2 decimalen bij opmaak van de eenheidsprijs. Indien een factuur wordt opgemaakt met een eenheidsprijs van meer dan 2 decimalen wordt deze automatisch afgerond bij het doorsturen naar Yuki. Eventuele afrondingsverschillen worden als afzonderlijke factuurlijn toegevoegd. Het is aan te raden om niet meer dan 2 decimalen te gebruiken indien je de koppeling met Yuki gebruikt.

Opgelet! Ook als de onderneming geen BTW rekent (bijv. handelen binnen BTW-eenheid) moet je in Yuki het dossier met BTW activeren. Pas dan kunnen facturen worden verzonden naar Yuki.

Opgelet! Worden facturen ingelezen in Postbus Verkoop en wens je grootboekrekeningen mee te geven naar Yuki dan moet configuratie in Yuki (UBL-regels) worden toegevoegd om de grootboekrekening uit te lezen. Toevoegen van deze configuratie kan bij Yuki worden aangevraagd.

Afzonderlijk doorsturen 

Om een factuur afzonderlijk door te sturen open je de factuur in kwestie en klik je op Meer acties > Verzenden naar boekhouder.

Nadat een factuur werd doorgestuurd krijg je hiervan een melding in de tijdslijn onderaan de factuur. Zo kan je nagaan of een factuur reeds werd doorgestuurd.

In groep doorsturen

Om een reeks facturen in groep door te sturen ga je naar het factuuroverzicht en klik je op Meer acties > Verzenden naar boekhouder.

Selecteer de periode waarvan je de facturen wenst door te sturen. Enkel facturen die nog niet werden doorgestuurd zullen worden geselecteerd. Bevestig de verzending door op “Bevestig verzending” te klikken.

Tijdens het doorsturen worden enkele validaties voor jouw factuur doorgevoerd. Het is dus mogelijk dat een factuur verkeerde gegevens bevat en moet worden aangepast. Je krijgt een melding per factuur indien deze al dan niet correct werd doorgestuurd.

Verzendingen van de laatste 30 dagen worden bijgehouden en zijn te bekijken langs dezelfde pagina. Je kan dus ook nadien nog bekijken welke facturen correct werden doorgestuurd.

Automatisch doorsturen 

Om facturen automatisch door te sturen naar Yuki klik je via “Verzenden naar boekhouder” op “Automatisch verzenden” en activeer je deze optie.

Op het ingestelde tijdstip worden nog niet verzonden facturen in groep doorgestuurd. Onderaan de pagina vind je terug welke facturen werden doorgestuurd. Ook als je de optie automatisch doorsturen activeert kajn je facturen nog manueel doorsturen met één van de voorgaande methodes.

De klaarstaande facturen worden steeds ‘s nachts doorgestuurd afhankelijk van het ingesteld tijdstip:

• Dagelijks: elke dag
• Wekelijks: elke maandagmorgen
• Maandelijks: eerste dag van maand
• Trimesterieel: eerste dag van het trimester (1 januari, 1 april, 1 juli, 1 oktober)
  
  

Afhankelijk van de status van de factuur wordt de factuur meegenomen voor verzending:

• Altijd: factuur steeds meenemen
• Na 3 dagen: 3 dagen na aanmaak factuur (en 3 dagen na factuurdatum)
• Reeds afgedrukt: De factuur werd reeds afgedrukt of verzonden naar klant of werd reeds volledig betaald
• Reeds verzonden naar klant: De factuur werd reeds verzonden naar klant of werd reeds volledig betaald
• Reeds betaald: De factuur werd reeds volledig betaald
  
  

Om te voorkomen dat oude facturen worden meegenomen geef je de vroegste factuurdatum op die kan worden meegenomen via “Enkel met factuurdatum of later”.