Wat is een vorderingsstaat?

Ben je werkzaam in de aannemingswereld, dan kan een klant misschien al eens vragen naar een vorderingsstaat. Zo een document mag niet met een feitelijke factuur in verwarring worden gebracht en is geen officiële factuur.

Een vorderingsstaat is een specifiek document en wordt meestal gebruikt bij projecten met een langere doorlooptijd. In dit document staan de reeds uitgevoerde werken en wat tussentijds reeds gefactureerd mag worden. Naderhand dient dit door de klant goedgekeurd te worden voorafgaande de proforma of (finale) factuur.

Op een vorderingsstaat wordt steeds het woord “vordering” vermeld en wordt er geen vraag tot betaling opgenomen. Hieruit volgt dat het geen officiële factuur is.

De module 'Vrij document' activeren

Om een vorderingsstaat aan te maken kan je werken met de module 'Vrij document'. Deze module stelt je in staat om een een document met een eigen naam aan te maken.

Heb je deze module nog niet geactiveerd, ga dan naar de “Modules” pagina. Vind daar bij onderdelen 'Vrij document' en activeer deze feature via de blauwe knop. 

Voer vervolgens als naam "vorderingsstaat"/"vorderingsstaten" in (Gebruik steeds kleine letters). En klik op activeren.

In het menu aan de linker kant kun je nu een nieuwe optie 'Vorderingsstaten' terugvinden.

Een vorderingsstaat aanmaken

Om een vorderingsstaat aan te maken, klik op 'aanmaken' > kies nieuwe of bestaande klant en werk vervolgens het document af zoals je een factuur zou aanmaken.

Lees hier hoe je een factuur aanmaakt Hoe maak ik een factuur aan?

Een vorderingsstaat aanmaken vanuit een bestelbon 

Wens je meerdere vorderingsstaten aan te maken voor een langlopend project dan kan je een bestelbon gebruiken om dit project op te volgen.

Om vorderingsstaten vanuit een bestelbon aan te maken, kun je eerst de module 'bestelbonnen' activeren. Ook de module 'artikelen' kun je best activeren bij deze werkwijze.

Maak een bestelbon aan met alle items/materialen uit het project. Gebruik steeds artikelen zodat er een automatische afpunting is van welke artikelen reeds werden opgenomen in de vorderingsstaten.

Lees hier hoe je een bestelling aanmaakt Een bestelbon aanmaken

Lees hier hoe je artikelen toevoegt Hoe maak ik artikelen aan?

Nadat de bestelbon werd opgemaakt kan je een eerste vorderingsstaat aanmaken.

Ga naar 'document maken' en selecteer 'vorderingsstaat'. 

Het systeem neemt automatisch alle gegevens over uit de bestelbon. De artikelen/aantallen die nog niet moeten worden opgenomen in de vorderingsstaat kun je manueel aanpassen.

Bij opslaan van de vorderingsstaat zal automatisch worden gedetecteerd als niet alle artikelen uit de bestelbon op de vorderingsstaat staan. In dit geval krijg je een melding om de bestelbon op status 'gedeeltelijk opgeleverd' te plaatsen. Bevestig door op 'ja' te klikken.

De vorderingsstaat werd opgemaakt en kan nu worden doorgegeven aan de klant.

Ga vervolgens als controle terug naar de oorspronkelijke bestelbon en zie daar dat de status gewijzigd is naar 'gedeeltelijk opgeleverd'.  Bij het aantal bij de artikelen vind je nu ook terug hoeveel van de artikelen nog open staan.

Maak je later vanuit de bestelbon een nieuwe vorderingsstaat aan dan zullen automatisch de nog openstaande artikelen en hun aantallen worden opgenomen. Deze kun je opnieuw naar wens aanpassen.

Eenmaal alle artikelen en aantallen in vorderingsstaten werden opgenomen zal de bestelbon automatisch op opgeleverd komen te staan.