Offerte aanmaken

Heb je reeds de module offertes geactiveerd, dan kan je van start gaan met het maken van offertes.
Klik op offertes > aanmaken > kies nieuwe of bestaande klant

Nieuwe klant aanmaken

Wil je een nieuwe klant aanmaken, dan zal je de bedrijfsgegevens (adres, BTW-nr, e-mailadres, telfoonnummer) verder moeten invullen. Klik vervolgens op 'klant aanmaken'.

Je komt nu in een nieuw scherm terecht waarin het systeem al enkele velden voor jou heeft ingevuld.

Klantgegevens wijzigen

Wil je de gegegevens van de klant wijzigen? Druk dan op het grijze vakje naast de naam van de klant en pas aan.

Offertenummering wijzigen

Om de offertenummering te wijzigen, druk dan eveneens op het grijze kader naast 'offertenummer'.

Het systeem zorgt ervoor dat jouw factuurnummers mekaar mooi opvolgen (2022-0001, 2022-0002,2022-0003,...). Automatisch staat dan ook 'toekomstige nummering baseren op dit nieuwe nummer' aangevinkt.

Wens je dit niet, schakel dit dan uit.

Items

Noteer hier: omschrijving, aantallen, bedrag, BTW-tarief

Omschrijving

Noteer hier waarover de factuur precies gaat.

Wil jij jouw tekst meer kleur geven, in vetjes zetten, onderstrepen, kleiner of groter maken, tabellen of een afbeelding toevoegen? Maak dan gebruik van teksteditor.

Meer info over de teksteditor vind je in dit help-artikel:
Formattering teksten via de teksteditor : EenvoudigFactureren Help of onderaan deze pagina.

Offertenotitie

Standaard heeft het systeem voor jou een vooropgestelde tekst geplaatst. Wens je deze te wijzigen, dan kan je die aanpassen in het kader of via instellingen > opties > standaardnotitie > offertes

Opties
Hier kan je de geldigheidsperiode van de offerte aangeven, munteenheid, wisselkoers en de taal van de offerte aanpassen.

Scroll naar beneden en druk op offerte aanmaken.

De offerte werd nu succesvol aangemaakt.

Offerte versturen

Om een offerte te versturen klik je op de blauwe knop met het vliegtuigje.

Selecteer vervolgens de ontvanger en maak de tekst op. Hiervoor kan je ook gebruik maken van de teksteditor. (meer info onderaan deze pagina)

En tenslotte kan je ook een bijlage toevoegen via een van de 2 knoppen.

Druk vervolgens op 'verzenden' via de blauwe knop.

De offerte werd nu succesvol verzonden.

Offerte bevestigen

Heeft jouw klant de offerte bevestigd? Ga dan naar 'meer acties' en druk op 'accepteren'.

Offerte opvolgen

Welke offertes zijn er reeds verstuurd, verlopen of bevestigd vind je allemaal in dit handige 'overzicht'.

Ga dan naar het overzicht > kies bv 'alle offertes'. Het systeem filtert dan automatisch op basis van jouw selectie.

In het volgende voorbeeld kan je zien dat de offerte die wij hadden aangemaakt, verstuurd en geaccepteerd is door onze klant. De status van de offerte kan je steeds aanpassen via 'meer acties'.

Van offerte naar factuur

Bij 'meer acties' heb je nog meer mogelijkheden en kan je eveneens de offerte afdrukken, een bestelbon, leveringsbon of factuur aanmaken.

Om een factuur aan te maken, klik je zoals in bovenstaand voorbeeld op 'factuur maken'.

De factuur wordt nu gegenereerd.

Zoals je ziet werd de gestructureerde mededeling en referentie ook vermeld op de factuur. Wens je deze uit te zetten, pas deze dan bij de 'instellingen'.

Voor meer info verwijzen wij graag naar deze help-artikels:

Hoe voeg ik een gestructureerde mededeling toe aan een factuur : EenvoudigFactureren Help

Waar vind ik de referentie terug op de factuur? : EenvoudigFactureren Help

De factuurnotitie

Scroll je naar beneden, dan vind je daar de 'factuurnotitie'. De tekst kan je daar aanpassen. Om de tekst te wijzigen voor alle facturen, ga dan naar instellingen > standaardnotitie.