Grâce au module Abonnements, vous pouvez créer automatiquement des demandes de loyer récurrentes. Cette fonctionnalité est idéale pour les gestionnaires immobiliers, les propriétaires ou les agences immobilières qui souhaitent envoyer les mêmes documents chaque mois.
Étape 1 : Activez le module Abonnements et le module Documents libres
Cliquez sur le nom de votre entreprise en haut à droite, puis sur : Modules → Abonnements
Activez le module Abonnements.
Activez ensuite le module Document libre et nommez-le : Demande de loyer
Étape 2 : Configurez l’abonnement
Dans le menu de gauche, cliquez sur : Abonnements
Cliquez ensuite sur Créer +.
Saisissez les informations demandées :
- Sélectionnez le client/locataire
- Définissez la première date d’exécution
- Choisissez la fréquence à laquelle l’abonnement doit être répété, par exemple chaque mois
- Ajoutez une référence si nécessaire
Sous Document à créer, sélectionnez : Demande de loyer
Étape 3 : Ajoutez les lignes
Au bas de l’abonnement, vous pouvez ajouter les lignes souhaitées, telles que :
- Loyer
- Frais de gestion immobilière
- Garage
- Frais supplémentaires
Saisissez le montant, le taux de TVA et, le cas échéant, le compte.
Étape 4 : Enregistrez l’abonnement
Enregistrez l’abonnement.
Désormais, le système créera automatiquement une nouvelle demande de loyer selon la fréquence que vous avez définie.
Supplément : Utilisez des variables dynamiques
Vous pouvez également utiliser des variables dynamiques dans la description ou le texte d’accompagnement. Elles permettent d’afficher automatiquement le mois ou la période appropriés sur la demande de loyer.
Voici quelques exemples utiles pour la gestion immobilière :
%document-date-month-full%→ mois en cours%document-date-next-month-full%→ mois suivant%document-date-year%→ année en cours
Exemple :
Loyer pour %document-date-next-month-full% %document-date-year%
Ce texte sera automatiquement mis à jour lors de chaque exécution de l’abonnement.